Здесь собраны сервисы и советы, которые здорово помогли нам при подготовке к ивентам, которые я делала для нашего балканского проекта. Может быть, вы знаете всё, может — откроете что-то новое. Три года назад мне не хватало этой памятки.
1. Планируйте каждый шаг
Разбейте действия на процессы, процессы — на задачи и подзадачи. Для каждой подзадачи установите срок выполнения с запасом в 2–3 дня. Планирование и дополнительный запас времени помогают в случае ЧП. Определите важность задач: какие из них обязательны, какими можно пренебречь в случае накладок. Выберите ответственного за каждый пункт плана. Если у задачи нет куратора, она зависнет в 90% случаев.
Не держите ничего в голове, записывайте все без исключения комментарии и ремарки. Собирайте все материалы и открывайте доступ тем, кто работает с вами.
Так мы собираем информацию по фильмам для кинопоказов: титры, описание, стилы, трейлеры, договоры с режиссерами. В любой момент и из любой точки мира материалы доступны всем участникам проекта.
Продвижение медцентров и клиник: три кейса о SEO, TikTok и Instagram*
Как получить измеримые результаты в фарммаркетинге.
Показываем на примерах →
Спецпроект
Полезные сервисы
-
Trello — просто и удобно, когда нет большого числа подзадач.
-
Basecamp — больше функций, просто и понятно, при этом логично и структурировано.
-
Asana — для любителей порядка, которые работают с большими массивами данных.
-
dapulse — для тех, кто любит порядок в порядке.
Лайфхак: если проводите мероприятие на улице (на открытой площадке), используйте GisMeteo, чтобы спрогнозировать примерную погоду в этот день. На сайте можно узнать о погоде в любой день с 1997 года (температура, осадки, разные области и города России и зарубежья).
2. Сбор базы данных с контактами для работы
Создайте таблицу в Google Docs и собирайте в неё полезные для работы данные: контакты СМИ, подрядчиков, партнёров и других людей, которые кажутся вам интересными. Всегда держите таблицу под рукой: как правило, мы пересекаемся с нужными людьми случайно, когда меньше всего ожидаем встречи.
Прошерстите группы Facebook, там часто можно попасть на готовые базы, созданные самими участниками, например:
Площадки также удобно искать через Facebook, к примеру, в одноимённом сообществе «Площадки для мероприятий». Тут легче выйти на конкретного человека, быстро договориться о цене и условиях сотрудничества. Всё просто: запускаете пост о том, когда и какая площадка вам нужна — и получаете выгодные предложения. Также здорово помогает мониторинг чужих публикаций и комментариев.
Лайфхак: продумывайте мероприятие так, чтобы оно было интересным и самим владельцам площадки. Свежая тема и контент, привлечение знаменитостей и СМИ, проведение нестандартных для данной площадки мероприятий в нестандартное (свободное) время, чтобы привлечь внимание и новую аудиторию. Кинопоказ в клубе или утренняя конференция в кинозале, лекция на сцене летнего кинотеатра или вечеринка Drink&Draw в кафе.
По такому сценарию мы делали лекцию о литературе Югославии: договорились с библиотекой им. Ф. М. Достоевского, получив прекрасный зал с оборудованием бесплатно. Bookmate всем гостям подарил промо-коды, а благодаря Cookie Craft разыграли сербско-хорватские пряники.
Другой пример: мы устроили акцию «Неделя Балкан» со своими мероприятиями и предложили всем желающим поддержать нас похожими по теме ивентами. В результате киноклуб «Фитиль» организовал балканскую киновечеринку: показывали новый фильм Эмира Кустурицы, угощали гостей сербским вином, а затем мы пригласили туда оркестр балканской музыки Bubamara Brass Band. Собрали полный зал — и всё это в понедельник вечером.
Где искать партнёров и спонсоров
-
Гуглите похожие мероприятия и анализируйте, кто и почему их спонсировал.
-
Ищите важные контакты через LinkedIn (для России можно открыть доступ с помощью плагинов).
-
Доставайте закрытые контакты через умный поиск, используя специальные операторы (хорошие статьи на эту тему здесь и здесь).
-
Опубликуйте презентацию для спонсоров на SlideShare.
-
Воспользуйтесь группами в Facebook, например: «Пресс-секретари и пиарщики России».
Лайфхак: старайтесь раз в неделю тратить час на то, чтобы добавить новые имена в таблицу с контактами, даже если на текущий момент в этом нет потребности. Заходите в группы, читайте чужие посты — так вы узнаете и о тех, с кем лучше не работать. Ваш будущий «Я» скажет «спасибо».
Важно! Вне зависимости от того, насколько вы доверяете или дружите с кем-то из партнёров, заключайте договор, где чётко прописано, кто, что и когда делает. Важна каждая мелочь. Иначе условия вашего сотрудничества могут меняться день ото дня. Площадке обычно всё равно, вину за срыв и изменения планов несёт организатор.
3. Оформление презентаций, пресс-релизы, блогеры, СМИ
Отправляя письмо потенциальному спонсору, приложите презентацию. Никому не нужны длинные письма и текстовые документы на 30 страниц.
4 принципа хорошей презентации для спонсоров
-
До 12 слайдов, короткие тексты, чёткая структура, больше изображений, немного аналитики и цифр, конкретные примеры реализации. Все делают скучные презы с тонной текста, но зачем? У человека есть всего пара минут, чтобы её просмотреть. Если ему интересно, он свяжется с вами — и все детали обсудите на личной встрече.
-
Одна общая презентация для всех, отдельно — по-русски и по-английски.
-
Для каждой компании, чьё участие в мероприятии действительно важно, сделайте специальную презентацию, чтобы показать, как эту компанию или бренд можно интегрировать. Покажите потенциальному спонсору свой интерес.
-
Чтобы делать красивые презентации, смотрите, как это делают другие на SlideShare.
Например, мне нравятся презы тут и тут, потому что информация структурирована. Темы для keynote я нахожу здесь (можно купить готовую или заморочиться и создать подобную самостоятельно).
Примеры презентаций
Плохие — вызывают тоску и печаль:
- раз,
- два.
Хорошие — интересно и приятно смотреть:
- три,
- четыре.
Зачем делать пресс-релизы
Пресс-релиз — это краткая структурированная информация о мероприятии. После его прочтения человек должен захотеть узнать больше. Вместо сухих длинных предложений пишите короткими фразами.
Пресс-релизы нужны, чтобы сообщить о мероприятии потенциальным спонсорам, привлечь внимание СМИ и увеличить число источников, которые ссылаются на вас — это улучшает индексацию в поисковиках по конкретным запросам. Например, так продвигают название мероприятия (это важно: спонсоры часто ищут информацию, раздумывая, работать с вами или нет).
Лайфхак: не надо присылать пресс-релизы в PDF. C ними невозможно работать. Отдельно текст в самом теле письма, отдельно — в текстовом документе. Плюс отдельно изображения, прикреплённые к письму (фотографии, логотипы и т. д.).
Как выглядят плохие пресс-релизы:
- раз,
- два.
Как выглядят неплохие пресс-релизы:
- три (хотя длинновато),
- четыре (структурно).
Куда отправлять пресс-релизы
-
Информационным агентствам.
-
СМИ.
-
Можно заплатить, чтобы за вас написали и разослали. Это выглядит вот так.
-
Можно самостоятельно публиковать пресс-релизы на специальных ресурсах, чтобы их увидели СМИ и поисковики. Тему неплохо обсудили в этом треде на Facebook.
Как получить бесплатные публикации в СМИ
Способ 1. Когда нужен максимальный охват, учитесь работать с инфоповодами, отслеживать их, вовремя реагировать, создавать самостоятельно. Любой инфоповод актуален в течение 24 часов.
Пример использования инфоповода для продвижения мероприятия:
Пример создания инфоповода для продвижения:
Кстати, не забывайте о значении ситуативного маркетинга в SММ.
Лайфхак: зарегистрируйтесь в «Пикабу». Следите за новостями, интересными постами и героями, добавляйте туда свои материалы. Обратите внимание, как часто новости оттуда попадают в СМИ, какой охват получают. Предложите пикабушникам интересный контент, будьте искренними, и у вас появится шанс попасть в топ.
Способ 2. Взаимовыгодное сотрудничество со СМИ. У журналистов часто возникают запросы о конкретном материале: интервью с владельцем магазина цветов к 8 марта или сюжет о местах, где можно заниматься йогой. Это бесплатная возможность получить упоминание в СМИ и получить максимальный охват.
Есть группы, например:
- «Журналисты и блогеры»,
- «Paparazzi. Сообщество журналистов»,
- «Пиариум — клуб страстного пиара».
Есть агрегаторы запросов:
- Pressfeed.ru,
- Deadline.Media.
Лайфхак: смотрите на мир шире. Допустим, вы организуете выступление малоизвестного иностранного спикера в Москве. Для российских СМИ ваше событие одно на миллион, но для СМИ той страны, откуда сам спикер, новость может показаться интересной. Если новость попала в иностранные СМИ, она может вернуться обратно в Россию. Помочь ей можно публикацией в «ИноСМИ».
Как работать с блогерами
Хороший блогер отличается от СМИ тем, что его аудитория должна быть более узкой, а публикация должна давать больше интеракций. Всегда надо запрашивать аналитику по блогу/инстаграму/профилю и самостоятельно просматривать реакцию на прошлые рекламные публикации: как активно люди обсуждают, что пишут в комментариях.
Для поиска блогеров мы используем сервис LiveDune, где можно увидеть реальную статистику по активности аудитории у блогеров. Полезными будут и группы, например, та же «Журналисты и блогеры».
Сайты-агрегаторы мероприятий
Одни агрегаторы дают трафик, другие — охват. У них могут различаться аудитории. На 2do2go спросом пользуются творческие мастер-классы и лекции, на «Афише» — кино, фестивали и вечеринки, а на KudaGo выделяются бесплатные мероприятия с нестандартным предложением. Когда у вас маленький бюджет, отдайте предпочтение бесплатным 2do2go и «Афише», а бюджет распределите на продвижение мероприятия в Facebook.
Лайфхак: если у вас есть мероприятия, которые будут проходить в общественной библиотеке или выставочном зале, напишите в местный департамент культуры (вот пример для Москвы) — вам могут оказать информационную (и не только) поддержку.
4. Сервисы для работы с текстом
Писать надо не только грамотно. Но красиво и звучно. Увлекательно.
Вот несколько полезных ссылок:
-
«Главред» проверяет текст на ошибки, делает его читабельным;
-
«Реформатор» и «Типограф» Артемия Лебедева помогают форматировать и правильно оформлять текст;
-
«Орфограммка» следит за опечатками и грамматикой.
Лайфхак: собирайте подборки крутых заголовков, анонсов, подачи. Анализируйте собственные и чужие успешные материалы, коллекционируйте забавные фразы и выражения, чтобы выпускать материалы, которые бросаются в глаза. Пристрастия читателей всё время меняются: вчера были актуальны заходы типа «Она открыла коробку и то, что она увидела там, шокировало её», а сегодня уже нет.
5. Как рассылать письма
Любую рассылку нужно автоматизировать. Большинство сервисов предлагают готовые решения для оформления писем, возможность анализировать рассылку и сегментировать аудиторию, легко создавать формы для сбора контактов от новых подписчиков.
Сервисы для рассылки
- MailChimp
- «Печкин»
- UniSender
Мы верны сервису с обезьянкой за хорошую аналитику и качественные шаблоны. В интернете тысячи статей о том, в какое время лучше отправлять рассылку. Единого ответа нет, всё индивидуально. Одна ЦА с удовольствием читает письмо с картинками в воскресный вечер, другим подходит утро буднего дня (пробежаться по тексту по дороге на работу). Надо тестировать на своей аудитории, определяя лучшее сочетание дня недели, времени рассылки и количества писем.
Какие форматы работают (у большинства)
- Текстовое письмо (отличный пример — «Вечерняя Медуза»).
- Письмо с тремя картинками максимум (для афиш и распродаж).
- Письмо с одной гифкой.
Почему нельзя использовать сервисы автоматической рассылки для пресс-релизов в СМИ
Такие письма рискуют затеряться в папке с другими рекламными рассылками. Чтобы попасть в категорию «Важные входящие», нужно слать вручную. Для массовой рассылки добавляйте адресатов в поле «Скрытая копия» — это повышает персонализацию.
Попробуйте плагины для почты. С их помощью можно отслеживать статус доставки и прочтения письма, задавать время автоматической отправки, выгружать информацию об аккаунтах в социальных сетях, которые привязаны к почте адресата.
Для балканских мероприятий у нас есть телефонная база, но мы очень редко делаем по ней рассылку. Большинство людей узнают всё благодаря интернету, СМИ и сарафанному радио. СМС-рассылки навязчивы и раздражают. Но если горит, не рассылайте через WhatsApp или Viber (это плохой тон), попробуйте специальные сервисы, например, «СМС-центр».
6. Если денег на дизайнера нет
Типография
Для печати листовок, плакатов, брошюр и визиток с простым дизайном можно использовать онлайн-редакторы и конструкторы на сайтах типографий, например, PrintDesign или «Артикул». Лучшие визитки, которые я встречала, делают в MOO. Там тоже есть онлайн-конструктор. Их доставляют в Россию в течение недели.
Сувениры и промо
Онлайн конструктор для создания разных промо-сувениров Printio* (заказывали у них футболки, кружки, календари, блокноты, постеры).
*Мы пробовали разные сервисы, недостатки есть у всех, в том числе у Printio, но их меньше по сравнению с аналогами. Основные претензии связаны с доставкой (лучше заехать и забрать самому) и с выплатой денег (здесь стандартно задержки на 10 дней).
Сайт мероприятия
Сделайте временный сайт для продвижения мероприятия с помощью бесплатных конструкторов. Раньше многие пользовались Wix, также удобно работать с «Тильдой». У нас сайт на WordPress с готовой темой, которую мы подстроили и перевели под себя, подключили плагины. Под мероприятия мы создаём отдельные страницы.
Лайфхак: бесплатные изображения есть на Pixabay, красивые фотографии со свободной лицензией — на Unsplash, бесплатные иконки для сайтов — на Iconfinder. Бесплатные видео можно найти не только на стоках, но и на YouTube и Vimeo: для этого установите фильтр CC (Creative Commons). И не забудьте указать авторов к каждому материалу.
7. Как продавать билеты
Большинство организаторов используют два сервиса:
- TimePad (подходит для физических и юридических лиц);
- «Облако Билетов» (для юридических лиц).
В обоих сервисах есть аналитика и масса полезных инструментов для влияния на продажи билетов. Советую делать регистрацию даже на бесплатные мероприятия, если число мест ограничено. Так вы поймёте, сколько людей к вам придёт, а заодно соберёте дополнительную базу контактов. Кстати, посмотрите, как здорово можно оформить событие:
P.S. United we stand, divided we fall. Пожалуйста, рассказывайте в комментариях о своём опыте — будет здорово, если под статьёй соберётся большая база идей и советов. Вы не представляете, как много людей будут вам благодарны!
Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на Cossa.
Источник:
