Сводные таблицы отлично подходят для определенных типов анализа данных. Поскольку сводные таблицы довольно часто обрабатывают числа, один из методов, который Excel использует для их более быстрой обработки, – это создание «промежуточного набора данных» для работы. Этот промежуточный набор данных по умолчанию хранится вместе с листом, поэтому сводные таблицы могут увеличить размер ваших книг, иногда значительно.
Если ваша книга содержит несколько сводных таблиц, все из которых основаны на одном источнике данных, Excel может создать промежуточный набор данных для каждой сводной таблицы вместо использования одного промежуточного набора данных. Это, конечно, может очень быстро увеличить размер вашей книги.
Вы можете контролировать, как Excel создает промежуточный набор данных, изменяя параметры, которые вы выбираете в мастере сводных таблиц, который объединяет вашу сводную таблицу. Если у вас есть одна сводная таблица в вашей книге и при запуске мастера сводных таблиц во второй раз вы указываете тот же источник данных, который вы использовали в существующей сводной таблице, Excel сообщает вам, что «ваш новый отчет будет использовать меньше памяти, если вы основываете его на своем существующий отчет “. Если вы нажмете Да, вы сэкономите память, потому что Excel будет использовать те же промежуточные данные, что и для другой сводной таблицы.
Вы также можете указать Excel не сохранять промежуточные таблицы данных на том же диске файл с книгой. Это значительно уменьшит размер файла книги, но также потребует, чтобы сводные таблицы обновлялись каждый раз, когда вы открываете книгу. Выполните следующие действия:
- Запустите мастер сводной таблицы, чтобы создать сводную таблицу, как обычно.
- Когда вы перейдете к последнему экрану сводной таблицы В мастере (с пометкой в клетку) нажмите кнопку «Параметры», чтобы отобразить диалоговое окно «Параметры сводной таблицы».
- Снимите флажок «Сохранить данные с макетом таблицы».
- Установите флажок “Обновлять при открытии”.
- Нажмите “ОК”, чтобы закрыть диалоговое окно “Параметры сводной таблицы”.
- Завершите действия мастера сводной таблицы.
Вам не нужно устанавливать флажок Обновлять при открытии (шаг 4), если вы не хотите, но если вы этого не сделаете, вам нужно будет не забыть обновить вручную сводную таблицу каждый раз, когда вы открываете книгу.
Если у вас уже есть несколько сводных таблиц в вашей книге, и вы не хотите повторять процесс их создания снова, вы можете использовать макрос для пошагового выполнения сводных таблиц и изменения индекса кеширования, а также отключения сохранения промежуточных данных в диск. Следующий макрос выполняет эти задачи:
Sub PTReduceSize () Dim wks As Worksheet Dim PT As PivotTable For Every wks In ActiveWorkbook.Worksheets For Each PT In wks.PivotTables PT.RefreshTable PT.CacheIndex = 1 PT.SaveData = False Next NextEnd Sub
После запуска макроса (это не займет много времени) вы должны сохранить свою книгу, используя параметр «Сохранить как». Будет создан новый файл книги, и вы сможете сравнить, насколько это изменение уменьшило размер вашей книги. Однако помните, что, если промежуточные данные не сохраняются на диск, обновление сводных таблиц занимает больше времени при первом открытии книги.
Источник: