Мы можем легко создавать и применять шаблоны документов в Word. Аналогичным образом, можем ли мы быстро создавать и применять шаблоны электронной почты в Outlook? Да, это руководство поможет вам легко создавать, редактировать и применять шаблоны электронной почты в Outlook.
Содержание
- Таблица содержания
- 1. Создание шаблона сообщения электронной почты
- 2. Создание нового электронного письма из шаблона
- 3. Отредактируйте шаблон электронного письма
- 4. (Авто) ответ с шаблоном
- 5. Ответить или переслать с помощью шаблона (простого текста)
- Другие статьи …
- Kutools for Outlook – Добавляет в Outlook 100 дополнительных функций и делает работу намного проще!
Таблица содержания
- 1. Создайте шаблон сообщения электронной почты
- 2. Создайте новое письмо на основе шаблона
- 3. Отредактируйте шаблон электронной почты
- 4. (Авто) ответ с шаблоном
- 5. Ответить или переслать с помощью шаблона (простого текста)
- 1. Новый шаблон электронного письма
- 2. Новое письмо из шаблона
- 3. Редактировать шаблон электронного письма
- 4. (Авто) ответ с шаблоном
- 5. Ответить или переслать с помощью шаблона
–>
Примечание : методы, представленные на этой странице, применимы к настольной программе Microsoft Outlook 2019 в Windows 10. И инструкции могут значительно или незначительно отличаться в зависимости от версии Microsoft Outlook и среды Windows.
1. Создание шаблона сообщения электронной почты
Вы можете легко создать новый шаблон сообщения электронной почты в Outlook следующим образом:
1 . В окне просмотра почты нажмите Главная > Новый адрес электронной почты , чтобы создать новое сообщение электронной почты.
Советы : вы также можете нажать Ctrl + N ключи для создания нового электронного письма.
2 . Теперь открывается новое окно создания сообщения. Добавьте получателей, введите тему, добавьте теги электронной почты, вложения и составьте текст сообщения по своему усмотрению.
3 . Нажмите Файл > Сохранить как .
4 . В диалоговом окне «Сохранить как» назовите новый шаблон в поле Имя файла , выберите Шаблон Outlook (* .oft) из Сохранить как тип и нажмите кнопку Сохранить .
Советы. Новый шаблон сообщения электронной почты по умолчанию сохраняется в папке шаблонов Outlook. Если вам нужно сохранить шаблон в другой папке, вам нужно открыть папку в диалоговом окне «Сохранить как», прежде чем нажимать кнопку Сохранить .
Это Outlook по умолчанию. путь к папке шаблона:
5 . Теперь новый шаблон сообщения электронной почты создан. Закройте окно создания нового сообщения без сохранения.
2. Создание нового электронного письма из шаблона
2.1. Создание нового электронного письма из шаблона с помощью функции «Выбрать форму»
Чтобы создать новое электронное письмо из существующего шаблона в Outlook, вы можете сделать следующее:
1. В окне просмотра почты нажмите Главная > Новые элементы > Выбрать форму .
2 . В диалоговом окне «Выбор формы»:
(1) Выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе из раскрывающегося списка Искать в ;
(2) Щелкните, чтобы выбрать указанный шаблон, из которого вы создадите электронное письмо ( Советы : если ваш шаблон электронного письма не отображается в диалоговом окне, вы можете нажать Обзор , чтобы найти и выбрать его в другой папке.);
(3) Нажмите кнопку Открыть .
Затем создается новое электронное письмо на основе указанного шаблона. Составьте и отправьте его по мере необходимости.
2.2 Создайте новое электронное письмо из шаблона, открыв файл шаблона напрямую
Мы можем открыть шаблон электронного письма, чтобы создать из него новое письмо.
1 . Откройте папку, содержащую шаблон электронной почты.
Советы : если шаблон электронной почты хранится в папке шаблонов по умолчанию, вы можете открыть папку по этому пути к папке:
2 . Дважды щелкните шаблон электронного письма, чтобы открыть его.
Затем создается новое электронное письмо на основе указанного шаблона. Вы можете составить и отправить новое письмо по мере необходимости.
3. Отредактируйте шаблон электронного письма
Как мы знаем, шаблон электронного письма нельзя открывать и редактировать напрямую. Однако мы можем решить эту задачу окольным путем: создать новое электронное письмо из шаблона, а затем сохранить его как шаблон с тем же именем, чтобы перезаписать исходный.
1. В Outlook нажмите Главная > Новые элементы > Выбрать форму .
2 . В диалоговом окне «Выбор формы»:
(1) Выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе из раскрывающегося списка Искать в ;
(2) Нажмите, чтобы выбрать указанный шаблон, из которого вы создадите электронное письмо ( : если вы не можете найти указанный шаблон, нажмите Обзор , чтобы найти и выбрать его из другой папки);
(3) Нажмите кнопку Открыть .
3 . Теперь новое электронное письмо создается из указанного шаблона. Внесите необходимые изменения в новое электронное письмо.
4 . В окне создания сообщения нажмите Файл > Сохранить как .
5 . В диалоговом окне «Сохранить как»:
(1) Выберите Шаблон Outlook (* .oft) из раскрывающегося списка Тип файла ;
(2) Откройте папку, содержащую исходный шаблон электронной почты;
(3) В поле Имя файла убедитесь, что имя файла точно такое же, как и в имя файла исходного шаблона электронной почты;
(4) Нажмите кнопку Сохранить .
6 . Теперь появится диалоговое окно «Подтвердить сохранение как». Нажмите кнопку Да , чтобы перезаписать исходный шаблон.
До сих пор мы редактировали шаблон электронного письма окольными путями. И вы можете закрыть новое письмо без сохранения.
4. (Авто) ответ с шаблоном
Мы можем легко создать новое электронное письмо из шаблона электронной почты с помощью функции Выбрать форму , но как ответить на электронное письмо с шаблоном в Outlook? Мы можем создать правило для решения этой проблемы.
1 . Подготовьте шаблон электронного письма, которым вы ответите. (Нажмите, чтобы узнать, как создать шаблон электронной почты.)
2 . В окне просмотра почты нажмите Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями .
3 . В диалоговом окне «Правила и предупреждения» нажмите кнопку Новое правило , чтобы создать новое правило.
4 . В мастере правил щелкните, чтобы выделить параметр Применить правило к сообщениям, которые я получаю , и нажмите кнопку Далее .
5 . Во втором диалоговом окне мастера правил укажите условия, при которых будут отправляться сообщения электронной почты, и нажмите кнопку Далее .
В моем случае я отмечаю отправлено только мне .
6 . В третьем диалоговом окне мастера правил установите флажок ответить с использованием определенного шаблона в разделе Шаг 1 , а затем щелкните связанный текст « указанный шаблон »в разделе Шаг 2 .
7 . Теперь в диалоговом окне «Выбор шаблона ответа» выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе из раскрывающегося списка Искать в , щелкните, чтобы выбрать указанный шаблон, и нажмите кнопку Открыть .
Советы : если вы не можете найти указанный шаблон в диалоговом окне нажмите кнопку Обзор , чтобы выбрать его из других папок..
8 . Теперь он вернется к третьему мастеру правил и нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.
9 . В четвертом мастере правил укажите исключения, если необходимо, и нажмите кнопку Далее .
10 . В последнем мастере правил назовите правило в поле Шаг 1 , отметьте нужные параметры в разделе Шаг 2 и нажмите Готово .
Советы : Чтобы отвечать на электронные письма в папке «Входящие» сейчас, установите флажок Запустить это правило сейчас для сообщения, уже находящегося в папке «Входящие» .
11 . Он вернется в диалоговое окно «Правила и предупреждения», нажмите кнопку OK , чтобы закрыть его.
Советы :
(1) Чтобы автоматически отвечать на все входящие электронные письма, вам нужно, чтобы Outlook работал все время.
(2) Если вы хотите автоматически отвечать на электронные письма в учетной записи Exchange, вы можете нажать Файл > Info > Автоматические ответы , чтобы включить функцию автоматических ответов, а затем задали настройки автоматического ответа и текст, как показано ниже:
5. Ответить или переслать с помощью шаблона (простого текста)
Если ответ или пересылка содержат простые слова только в шаблоне, вы можете применить быстрый шаг для достижения ответ или пересылка с помощью шаблона.
1 . В окне просмотра почты нажмите Главная > Создать (в группе Быстрые действия ).
2 . В диалоговом окне Edit Quick Step назовите новый quick step, укажите действие как Ответить или Ответить всем или Переслать , нажмите Показать параметры , чтобы развернуть раздел параметров, введите текст ответа или пересылки и нажмите кнопку Готово .
На данный момент был создан новый быстрый шаг. Вы можете легко применить быстрое действие, щелкнув мышью.
3 . Если вам нужно ответить на электронное письмо с помощью этого быстрого шага, выберите письмо и щелкните новый быстрый шаг в группе Быстрые действия .
4 . Затем открывается окно ответа или пересылки сообщения с предустановленным содержимым. Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Отправить .
Другие статьи …
Добавление ярлыков к шаблону на ленте в Outlook
Применение шаблонов при отправке сообщений электронной почты позволяет сэкономить время. с одинаковым текстом, макетом или стилями специального формата часто. Однако, что вас раздражает, вы можете не узнать, где находятся шаблоны, или потратить много времени на их поиск. На самом деле есть несколько уловок, позволяющих сэкономить время, чтобы добавить ярлыки к шаблонам в ленте в Microsoft Outlook 2010 и 2013 и позволить вам применять шаблоны одним щелчком мыши.
Создание шаблона встречи или собрания в Outlook
Несомненно, иногда вам нужно многократно создавать встречу или встречу с той же темой и телом в папке календаря в Outlook. Каждый раз, когда вы создаете встречу или встречу такого типа, набирать одну и ту же тему и текст занимает много времени. Чтобы избежать повторного набора текста, в этой статье мы покажем вам способы быстрого создания шаблона встречи или собрания в Outlook. С шаблоном встречи или встречи создание встречи или встречи с той же темой и телом больше не будет отнимать много времени.
Пересылать электронные письма с помощью шаблона в Outlook
При пересылке писем в Outlook вы обычно можете вводить один и тот же текст, чтобы напомнить получателям. В этом случае пересылка по указанному шаблону облегчит вашу работу. В этой статье будут представлены три способа пересылки писем с помощью шаблона в Outlook.
Быстрый ответ с помощью шаблона ответа включает исходное сообщение в Outlook
Когда вы получаете письмо, вам может потребоваться ответить на него. Но иногда содержимое ответов одинаково, поэтому можем ли мы использовать шаблон, включающий исходное сообщение, для быстрого ответа в Outlook? В этой статье я расскажу о некоторых способах создания шаблона быстрого ответа, включая исходное сообщение в Outlook.
Изменить шаблон электронной почты по умолчанию в Outlook
В Outlook легко создавать и применять шаблоны электронной почты. Однако установить собственный шаблон электронной почты по умолчанию не представляется возможным. Но в этой статье я предложу окольный способ изменить шаблон электронной почты по умолчанию в Outlook.
->
Рекомендуемые инструменты повышения производительности для Outlook ->
Kutools for Outlook – Добавляет в Outlook 100 дополнительных функций и делает работу намного проще!
- Автоматическая копия/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты; Автоматическая пересылка нескольких писем по индивидуальному заказу; Автоматический ответ без сервера обмена и другие автоматические функции …
- Предупреждение о скрытой копии – показывать сообщение при попытке ответить всем, если ваш почтовый адрес находится в списке скрытой копии; Напоминание об отсутствии вложений и многое другое..
- Ответить (все) со всеми вложениями в почтовой беседе; Ответить на множество писем за секунды; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Добавить дату в тему …
- Инструменты вложений: управление всеми вложениями во всех сообщениях, автоматическое отключение, сжатие всех, переименование всех, сохранение всех … Быстрый отчет, подсчет выбранных сообщений …
- Мощные нежелательные сообщения электронной почты по индивидуальному заказу; Удаление повторяющихся писем и контактов … Позволяет работать в Outlook умнее, быстрее и лучше.
Подробнее … Загрузить сейчас … Покупка ->
images/stories/outlook-tutorials/email-templates/doc-edit-email-from-template-1.png
Источник: