Когда вы вводите информацию на листе, Excel делает все возможное, чтобы расшифровать, какой тип данных вы вводите. Если ваша запись может быть переведена как число или дата, тогда Excel трактует ее именно так. Вы можете преодолеть эту естественную тенденцию Excel, отформатировав ячейку как текст перед вводом в нее информации. Когда вы это делаете, информация в ячейке всегда обрабатывается как текст.
Конечно, принуждение Excel обрабатывать ваш ввод как текст может иметь нежелательные последствия позже. Например, вы можете решить, что хотите добавить содержимое ячеек, отформатированных как текст. Если вы используете формулу, подобную следующей, то в Excel нет проблем:
= A1 + A2
Excel предоставляет правильную сумму при условии хотя бы одного из ячейки (A1 или A2) не были отформатированы как текст. Однако, чтобы усложнить ситуацию, если вы используете функцию СУММ (что делает большинство людей при суммировании всего столбца или строки), вы не получите правильную сумму. Функция СУММ игнорирует любые ячейки, отформатированные как текст. Как это обойти?
Можно удалить атрибут форматирования текста из ячеек, которые вы хотите суммировать, но это не заставит Excel переоценить содержимое ячеек и обработать их. в виде чисел или дат, где это необходимо. Существует несколько различных способов принудительного преобразования текста в числовые значения: от макросов до использования формул в других столбцах для выполнения преобразования. Следующие два решения, однако, кажутся самыми простыми и быстрыми.
Первый способ выполняется следующим образом:
- Введите значение 1 в пустой ячейке.
- Выберите ячейку и нажмите Ctrl + C . Теперь значение находится в буфере обмена.
- Выберите диапазон ячеек, который вы хотите преобразовать в числа.
- Выберите «Специальная вставка» в меню «Правка». Excel отображает диалоговое окно Специальная вставка. (См. Рис. 1.)
- Убедитесь, что установлен переключатель «Умножить».
- Нажмите OK.
Рис. 1. Диалоговое окно «Специальная вставка».
Это работает, потому что Excel умножает каждую ячейку в диапазоне (шаг 3) на значение в буфере обмена, а затем снова сохраняет значение в ячейке. Поскольку любое число, умноженное на единицу, является тем же числом, вы фактически заставляете Excel заменять содержимое ячейки числовым эквивалентом текста, который был там ранее.
Если диапазон, который вы хотите преобразовать, содержит только числа, отформатированные как текст, а не фактический текст, тогда следующие шаги работают хорошо:
- Выберите диапазон ячеек, которые вы хотите преобразовать в числа.
- Выберите «Текст в столбцы» в меню «Данные». В Excel отобразится мастер преобразования текста в столбцы. (См. Рис. 2.)
- Нажмите “Готово”.
Рис. 2. Мастер преобразования текста в столбцы.
Если вы попробуете эти три шага для диапазона ячеек, который имеет текст, содержащий пробелы или табуляции, возможно, вы сможете перезаписать данные в столбцах справа от выбранного диапазона. Вот почему безопаснее всего использовать, если диапазон содержит только числовые значения, отформатированные как текст.
Источник: