Получали ли вы когда-нибудь сообщения только с обычным текстом или электронные письма с большим количеством изображений и различными форматами шрифтов, такими как полужирный, курсив, подчеркивание, цвет и т. д. в Outlook? Outlook поддерживает отправку электронных писем в различных форматах сообщений: HTML, обычный текст и Rich Text. И в этом руководстве я расскажу о форматах сообщений и о том, как применять их к сообщениям в Outlook.
Содержание
- Таблица содержания
- 1. Доступные типы форматов сообщений
- 2. Измените формат сообщения на HTML, Rich Text Format или простой текст
- 3. Изменить формат сообщений по умолчанию для всех новых сообщений
- 4. Измените формат полученного сообщения электронной почты
- 5. Всегда отвечайте или пересылайте в виде обычного текста
- 6. Всегда отвечать или переслать в формате HTML
- 7. Всегда отвечайте или пересылайте в HTML, обычном тексте или Rich Tex. t формат в Outlook
- Другие статьи …
- Kutools for Outlook – приносит 100 продвинутых Функции Outlook, которые значительно упрощают работу!
Таблица содержания
- 1. Доступные типы форматов сообщений
- 2. Измените формат сообщения на HTML, Rich Text Format или обычный текст
- 3. Изменить формат сообщений по умолчанию для всех новых сообщений
- 4. Изменить формат полученного письма
- 5. Всегда отвечайте или пересылайте текстовым текстом
- 6. Всегда отвечайте или пересылайте в формате HTML.
- 7. Всегда отвечайте или пересылайте в формате HTML, обычного текста или Rich Text в Outlook.
- 3 формата сообщений
- Изменить формат сообщения
- Формат сообщения по умолчанию
- Изменить формат сообщения для полученных писем
- Всегда отвечать/пересылать в формате обычного текста
- Всегда отвечать/пересылать в формате HTML
- Всегда отвечать/пересылать в фиксированном формате
–>
Примечание : методы, представленные на этой странице, применимы к настольной программе Microsoft Outlook 2019 в Windows 10. И инструкции могут значительно или незначительно отличаться в зависимости от версии Microsoft Outlook и среды Windows.
1. Доступные типы форматов сообщений
Microsoft Outlook предлагает три типа форматов сообщений: HTML, Rich Text и Plain Text. Каждый формат сообщения соответствует разным требованиям.
1.1 HTML
Формат HTML – самый популярный тип формата сообщений в Outlook.
Как мы знаем, HTML – это язык веб-страниц, который помогает нам кодировать нашу веб-страницу с помощью текста, изображений и других объектов с расширенным форматированием. Точно так же формат HTML делает все содержимое сообщения похожим на красивую и аккуратную веб-страницу. Электронные письма в формате HTML поддерживают большинство распространенных форматов шрифтов, форматирования абзацев, выравнивания и т. Д. Более того, электронные письма в формате HTML могут распознаваться большинством почтовых клиентов.
Пользователи Outlook могут напрямую подавать заявки. тема сообщения для создания HTML-сообщения с несколькими предустановленными заголовками, форматированием шрифта, выравниванием и т. д. С другой стороны, пользователи Outlook также могут украсить HTML-письмо жирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием, цветом выделения, расширенными текстовыми эффектами и т. д. . по мере необходимости.
Однако вы, должно быть, заметили, что некоторые изображения и фигуры не могут отображаться в Outlook получателей напрямую и требуют, чтобы получатели загружали их вручную. Что еще хуже, получатели Outlook могут настроить предотвращение загрузки любые изображения в сообщениях электронной почты HTML. Если изображения не загружаются и не отображаются в Outlook получателя, эти изображения будут заменены заполнителями изображений, что сделает все сообщение беспорядочным.
1.2. Обычный текст
По сравнению с форматом HTML, формат обычного текста поддерживает только обычный текст в теле сообщения. Формат обычного текста не поддерживает какое-либо форматирование, такое как полужирный, курсив, подчеркивание, зачеркивание, выделение цветов и т. д. Он также не поддерживает отображение изображений и гиперссылок внутри сообщения. Если вам нужно вставить в сообщение важные изображения, единственное допустимое решение – прикрепить их как вложения.
1.3 Rich Text
Rich Text Format также поддерживает форматирование нескольких шрифтов, гиперссылки, таблицы, фигуры, изображения и т. д. Однако большая часть форматирования сообщения Rich Text совместима только с Microsoft Outlook и Microsoft Exchange. Более того, вложения встроены в тело сообщения, а не в заголовок сообщения.
2. Измените формат сообщения на HTML, Rich Text Format или простой текст
При составлении новых сообщений или ответе/пересылке сообщений в Outlook мы можем легко изменить сообщение формат.
В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения просто нажмите HTML , Обычный текст или Кнопка Форматированный текст в группе Формат на вкладке Форматированный текст .
Примечание . Если ответное или пересылаемое сообщение встроено в область чтения, вам нужно нажать кнопку Pop Out в верхнем левом углу области чтения, чтобы отобразить ответное или пересылаемое сообщение в окне сообщения.
3. Изменить формат сообщений по умолчанию для всех новых сообщений
Как правило, новые электронные письма отправляются в формате HTML автоматически i n Outlook. Однако в некоторых случаях нам необходимо автоматически отправлять новые электронные письма в другом формате сообщения, таком как обычный текст или форматированный текст. Здесь этот раздел поможет вам изменить формат сообщений по умолчанию для всех новых исходящих сообщений в Outlook.
1 . Нажмите Файл > Параметры .
2 . В диалоговом окне параметров Outlook нажмите Почта на левой панели, перейдите в раздел Создание сообщений и выберите новый формат сообщения из Составляйте сообщения в этом формате раскрывающегося списка.
3 . Нажмите кнопку OK , чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.
С этого момента все новые сообщения будут автоматически преобразовываться в указанный формат сообщения.
4. Измените формат полученного сообщения электронной почты
В общем , мы получали несколько писем каждый день в Outlook, и эти письма могут быть в формате HTML, обычном текстовом или расширенном текстовом формате. Здесь в этом разделе будет показано руководство по быстрому изменению формата полученного электронного письма в Outlook.
1 . В списке сообщений дважды щелкните, чтобы открыть указанное электронное письмо.
2 . Затем электронное письмо открывается в окне сообщения. Нажмите Сообщение > Действия > Изменить сообщение .
3 . Теперь сообщение можно редактировать. Включите вкладку Формат текста , а затем щелкните указанный формат сообщения, в который вы преобразуете электронное письмо, в группе Формат .
4 . Нажмите клавиши Ctrl + S или нажмите кнопку Сохранить (по умолчанию Сохранить находится на панели инструментов быстрого доступа над вкладками), чтобы сохранить изменения, а затем закрыть окно сообщения.
Примечание . Этот метод может только изменить формат сообщения для одного полученного письма за раз.
5. Всегда отвечайте или пересылайте в виде обычного текста
Если вам нужно всегда отвечать или пересылать электронное письмо в формате обычного текста, этот раздел легко решит ваши проблемы в Outlook.
1 . В главном интерфейсе Outlook нажмите Файл > Параметры , чтобы открыть диалоговое окно параметров Outlook.
2 . В диалоговом окне «Параметры Outlook» щелкните Центр управления безопасностью на левой панели, а затем нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью .
3 . В диалоговом окне центра управления безопасностью нажмите Безопасность электронной почты на левой панели, а затем установите флажок Читать всю стандартную почту в виде обычного текста в Читать как обычный текст .
4 . Последовательно нажимайте кнопки OK , чтобы закрыть оба диалоговых окна..
Теперь он возвращается в основной интерфейс Outlook, и вы увидите, что все полученные электронные письма в списке сообщений автоматически преобразуются в обычный текст.
5 . Выберите письмо, на которое вы ответите, и нажмите Главная > Ответить или Ответить всем .
Советы . Чтобы переслать электронное письмо, выберите электронное письмо в списке сообщений, а затем нажмите Kutools> Переслать.
6 . Затем вы увидите ответное сообщение или сообщение для пересылки создано в формате обычного текста. Вы можете составить ответное сообщение и отправить его по мере необходимости.
Примечания: Если Прочтите все стандартные основные сообщения в виде обычного текста включена, все полученные электронные письма будут автоматически преобразованы в формат обычного текста.
6. Всегда отвечать или переслать в формате HTML
Если вам нужно отвечать или пересылать электронные письма в формате HTML в Outlook, вы можете попробовать следующий код VBA, чтобы легко решить проблему.
1 . В Outlook нажмите клавиши Alt + F11 , чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic для приложений.
2 . В окне Microsoft Visual Basic для приложений щелкните Вставить > Модуль , а затем вставьте приведенный ниже код в новый модуль.
VBA: автоматически отвечать или пересылать электронные письма в формате HTML
Sub ForceReplyInHTML () ‘обновление от ExtendOffice.com 18.11.2020Dim xSelection As Outlook. SelectionDim xItem As ObjectDim xMailItem As Outlook.MailItemDim xRMail As Outlook.MailItemDim xIsPlainText As BooleanDim xWinStr As StringOn Error Resume NextxWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) If xWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) If xWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) If xWinStr = «Explorer» ThenSet xSelection.IxSelection = Application xSelection. xItem = xSelection.Item (1) ElseMsgBox «Элемент сообщения не выбран.» & «Сначала сделайте выбор.», vbInformation, «Kutools for Outlook» Exit SubEnd IfElseIf xWinStr = «Inspector» ThenSet xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItemElseM Неподдерживаемый тип окна. «& VbNewLine &» Пожалуйста, выберите «&» или откройте элемент first. «, vbInformation,» Kutools for Outlook «Exit SubEnd IfIf xItem.Class olMail ThenMsgBox» Элемент сообщения не выбран. «&» Пожалуйста, сделайте выбор в первую очередь. «, VbInformation,» Kutools for Outlook «Exit SubEnd IfxIsPlainText = FalseSet xMailItem = xItemIf xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain ThenxIsPlainText = TrueEnd IfxMailItem.BodyFormatML toxMailItemBodyFormat все получатели в HTML, измените xMailItem.Reply на xMailItem.ReplyAll’Если необходимо пересылать в HTML, измените xMailItem.Reply на xMailItem. ForwardIf xIsPlainText = True ThenxMailItem.BodyFormat = olFormatPlainEnd IfxRMail.Display (False) Установить xItem = NothingSet xMailItem = NothingSet xRMail = NothingEnd Sub
Примечания . Приведенный выше код поможет вам отвечать на электронные письма в формате HTML. Если вы хотите отвечать на все или пересылать электронные письма в формате HTML автоматически, вы можете сделать следующее:
(1) Чтобы ответить всем получателям в формате HTML, замените левый код на правый один:
Установить xRMail = xMailItem.Reply Установить xRMail = xMailItem.ReplyAll
( 2) Чтобы пересылать электронные письма в формате HTML, замените левый код на правый:
Установите xRMail = xMailItem.Reply Установите xRMail = xMailItem.Forward
3 . Теперь вы можете щелкнуть, чтобы выбрать электронное письмо, а в окне указанного модуля нажмите кнопку Выполнить или нажмите клавиши F5 , чтобы ответить, ответить всем или переслать электронное письмо в формате HTML.
Однако будет скучно открывать окно указанного модуля для ручного запуска кода VBA время от времени. Если нам нужно часто применять этот VBA, чтобы облегчить нашу работу, мы можем добавить этот VBA на панель быстрого доступа в качестве кнопки команды, чтобы в будущем мы могли легко применить этот модуль VBA одним щелчком мыши.
4 . В указанном окне модуля нажмите клавиши Ctrl + S , чтобы сохранить код, а затем закройте окно модуля и окно Microsoft Visual Basic для приложений.
5 . В главном интерфейсе Outlook щелкните маленькую стрелку на панели инструментов быстрого доступа, а затем выберите Дополнительные команды из раскрывающегося меню.
Примечания : вы также можете нажать Файл > Параметры , чтобы открыть диалоговое окно параметров Outlook, а затем нажать Панель быстрого доступа на левой панели.
6 . Появится диалоговое окно “Параметры Outlook”, и на левой панели будет активирована Панель быстрого доступа . Вы можете сделать следующее:
(1) Выберите Макросы из раскрывающегося списка Выбрать команды из ;
(2) В левом списке щелкните, чтобы выделить указанную команду VBA, которую мы только что добавили;
(3) Нажмите кнопку Добавить .
7 . Теперь указанная команда VBA добавлена в правое поле списка.. Сделайте следующее:
(1) В правом списке щелкните, чтобы выделить указанную команду VBA;
(2) Нажмите кнопку Изменить . ;
(3) В открывшемся диалоговом окне «Изменить кнопку» укажите символ для команды VBA в поле Symbol ;
(4) Введите понятное имя для команды VBA в поле Отображаемое имя ;
(5) Последовательно нажимайте кнопки OK , чтобы сохранить изменения и закрыть оба диалоговых окна.
Теперь команда VBA добавлена на панель быстрого доступа. как показано на скриншоте ниже.
В будущем вы можете щелкнуть команда VBA на панели инструментов быстрого доступа, чтобы ответить, ответить всем или переслать текущее выбранное электронное письмо в формате HTML, независимо от того, в каком формате исходное электронное письмо.
7. Всегда отвечайте или пересылайте в HTML, обычном тексте или Rich Tex. t формат в Outlook
Если вы хотите отвечать или пересылать электронные письма в текстовом формате, но не влиять на формат сообщений любых полученных писем в Outlook, как вы могли бы справиться с Это? Есть ли другое простое решение для ответа или пересылки в HTML, кроме вышеуказанного VBA? А как насчет автоматического ответа или пересылки в формате RTF? Здесь в этом разделе представлены удивительные сторонние инструменты, Фиксированное форматирование ответа и Фиксированное форвардное форматирование , предоставляемые Kutools for Outlook , чтобы всегда отвечать или пересылать любое электронное письмо с указанным форматом сообщения автоматически.
Kutools for Outlook : добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, попробуйте бесплатно без ограничений в 60 дней. Подробнее Бесплатная пробная версия
1 . Нажмите Kutools > Фиксированное форматирование > Фиксированное форматирование ответа > Установить форматирование ответа .
Примечание : Чтобы переслать кому-либо электронное письмо в фиксированном формате сообщения, нажмите Kutools > Фиксированное форматирование > Фиксированное форматирование перенаправления > Установить прямое форматирование .
2 . В диалоговом окне «Установить форматирование ответа» или «Установить форматирование для пересылки» отметьте указанный формат сообщения, в котором вы всегда будете отвечать или пересылать, и нажмите кнопку OK .
3. Продолжайте нажимать Kutools > Фиксированное форматирование > Фиксированное форматирование ответа (или Фиксированное форвардное форматирование )> Включить фиксированное форматирование ответа (или Включить фиксированное форматирование пересылки ), чтобы включить эту функцию..
И во всплывающем диалоговом окне подтверждения Kutools for Outlook, нажмите кнопку OK .
С этого момента, когда вы нажимаете Home > Ответить , Ответить всем или Переслать , чтобы ответить/переслать электронное письмо, ответы или пересылки будут автоматически изменены на указанный формат сообщения.
Другие статьи …
Изменение подписи для электронных писем с обычным текстом в Outlook
Допустим, вы разработали подпись отлично отображается в электронных письмах HTML в Outlook. Однако при вставке подписи в электронные письма с обычным текстом текстовые форматы, изображения и гиперссылки теряются, как показано на скриншотах ниже. Итак, как вы могли изменить подпись только для электронных писем с обычным текстом, не затрагивая ее в электронных письмах в формате HTML? Эта статья поможет вам решить эту проблему.
Отображать все входящие сообщения в виде обычного текста в Outlook
В некоторых случаях вирусы или другие угрозы безопасности приходят с сообщениями HTML в Microsoft Outlook. Поэтому Microsoft Outlook предоставляет нам возможность Читать всю стандартную почту в виде обычного текста , которая может автоматически преобразовывать все входящие сообщения в простой текст. И здесь мы поможем вам пройти через это и легко отобразить все входящие сообщения в виде простого текста в Microsoft Outlook.
Удалите вложения из электронное письмо в формате RTF в Outlook
В электронном письме в формате HTML в Outlook вы можете легко удалить вложение, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню Удалить вложение . Однако в электронном письме в формате RTF нет такой функции Удалить вложения , с помощью которой вы могли бы удалить вложения. Итак, как можно удалить вложения из электронного письма в формате RTF в Outlook?
Запретить Outlook удалять изображения при ответе на электронные письма в формате RTF
Возможно, вы заметили, что встроенные изображения автоматически заменяются текстом при ответе на электронное письмо в формате RTF в Outlook. . Было бы неудобно без встроенных изображений, которые можно легко наглядно продемонстрировать. Не принимайте близко к сердцу! В этой статье будет показано решение, позволяющее предотвратить удаление встроенных изображений в Outlook при ответе на электронные письма в формате RTF.
->
Рекомендуемые инструменты повышения производительности для Outlook ->
Kutools for Outlook – приносит 100 продвинутых Функции Outlook, которые значительно упрощают работу!
- Автоматическая копия/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты; Автоматическая пересылка нескольких писем по индивидуальному заказу; Автоответчик без сервера обмена и другие автоматические функции..
- Предупреждение о скрытой копии – показывать сообщение при попытке ответить всем, если ваш почтовый адрес находится в списке скрытой копии; Напоминать при отсутствии вложений и другие функции напоминания …
- Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой беседе; Ответить на множество писем за секунды; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Добавить дату в тему …
- Инструменты вложений: управление всеми вложениями во всех сообщениях, автоматическое отключение, сжатие всех, переименование всех, сохранение всех … Быстрый отчет, подсчет выбранных сообщений …
- Мощные нежелательные сообщения электронной почты по индивидуальному заказу; Удаление повторяющихся писем и контактов … Позволяет работать в Outlook умнее, быстрее и лучше.
Подробнее … Загрузить сейчас … Покупка ->
Источник: