При импорте контактов в Outlook из электронной таблицы Excel или других приложений дубликаты контактов могут создаваться в вашей папке контактов. Повторяющиеся контакты, скопившиеся в папках «Контакты», займут место в Outlook. Здесь рекомендуется использовать Дубликаты контактов из Kutools for Outlook . С помощью этой функции вы можете легко удалять, перемещать и классифицировать повторяющиеся контакты в выбранных папках контактов в разных учетных записях электронной почты.
Быстро удалять, перемещать или классифицировать повторяющиеся контакты в Outlook
Содержание
- Быстро удаляйте, перемещайте или классифицируйте повторяющиеся контакты в Outlook
- Демонстрация: удаление или перемещение повторяющихся контактов в Outlook
- Kutools for Outlook – добавляет 100 расширенных функций в Outlook и делает работу намного проще!
Быстро удаляйте, перемещайте или классифицируйте повторяющиеся контакты в Outlook
Давайте посмотрим, как применить функцию Дублированные контакты для удаления, перемещения или классификации повторяющихся контактов в Outlook.
1. Нажмите Kutools > Удалить дубликаты > Дубликаты контактов в группе Удалить (вы можете также нажмите Kutools Plus > Дублировать контакты , чтобы включить эту функцию).
2. В Дублированные контакты – Шаг 1 (из 5): укажите файл (ы) данных мастера, отметьте файлы данных, которые вы хотите удалить, удалите или добавьте категории для повторяющихся контактов, а затем нажмите кнопку Следующий шаг: укажите папку контактов .
Примечание. Если в Outlook есть несколько учетных записей электронной почты с большими папками контактов, появится окно загрузки папок контактов, как показано на снимке экрана ниже. Вы можете пропустить текущую загружаемую учетную запись электронной почты, чтобы увеличить скорость загрузки в зависимости от ваших потребностей, или просто подождать, пока все папки контактов не загрузятся.
3. После завершения загрузки папок контактов появится мастер Дублировать контакты – шаг 2 (из 5) , вы увидите, что все папки контактов перечислены в левом поле. Пожалуйста, проверьте папки контактов. содержащие повторяющиеся контакты, которые вы будете обрабатывать, а затем нажмите кнопку Далее: выберите поля контактов для повторяющегося сравнения .
Советы:
- 1. При выборе папок вы можете щелкнуть список папок правой кнопкой мыши для получения дополнительных быстрых опций.
- 2. Все выбранные папки перечислены в правом поле, вы можете удалить, отсортировать их по своему усмотрению. И список контактов в указанной выше папке будет иметь приоритет при обработке дубликатов.
4. В мастере Повторяющиеся контакты – Шаг 3 (из 5) выберите поля контактов, чтобы отфильтровать повторяющиеся контакты в поле Выберите поля контактов для дублирования сравнения , а затем нажмите кнопку Далее: выберите поля для отображения в результатах .
Примечание. Если вы установите флажок Искать все дубликаты в выбранных папках контактов , дублирующиеся контакты во всех выбранных папках будет производиться поиск. В противном случае дубликаты будут искать отдельно в собственной папке контактов.
5. В мастере Дублировать контакты – Шаг 4 (из 5) укажите поля, которые будут перечислены в поле результатов, а затем нажмите кнопку Начать фильтрацию .
6. Затем все повторяющиеся контакты перечисляются в списке результатов мастера Дублировать контакты – шаг 5 (из 5) . В этом мастере вы можете:
- 5.1) Все повторяющиеся контакты перечислены в поле Result list ;
- 5.2) Разверните группу, вы можете щелкнуть повторяющийся контакт, чтобы просмотреть информацию о нем в поле Предварительный просмотр информации о контакте ;
- 5.3) Выберите способ обработки все дубликаты перечислены в раскрывающемся списке Как бороться с повторяющимися контактами? ;
- 5.4) Нажмите Применить сейчас в зависимости от выбранного вами способа обработки дубликатов. См. Снимок экрана:
Способы обработки повторяющихся контактов :
1. Удалить (перейти в папку «Удаленные») Если вы хотите удалить все повторяющиеся контакты, но не удалять их навсегда, выберите Удалить (перейти в «Удаленные» ”Папка) из раскрывающегося списка Что делать с повторяющимися контактами? . Затем нажмите кнопку Применить сейчас , чтобы начать удаление повторяющихся контактов.
2. Окончательное удаление Если вы хотите навсегда удалить все повторяющиеся контакты из Outlook, выберите этот вариант Окончательное удаление в разделе Как бороться с повторяющиеся контакты? и нажмите кнопку Применить сейчас , чтобы начать удаление повторяющихся контактов.
3. Переместить все повторяющиеся контакты (кроме первого)/Переместить все повторяющиеся контакты (включая первый) Если вы хотите переместить все повторяющиеся контакты, кроме первого, или переместить все повторяющиеся контакты, включите первый один в определенную папку, выберите этот вариант Переместить все повторяющиеся контакты (кроме первого) или Переместить все повторяющиеся контакты (включая первый) из раскрывающийся список Что делать с повторяющимися контактами? , а затем нажмите кнопку Применить сейчас .
Затем появится диалоговое окно Выберите папки , выберите существующую папку или создайте новую папку для сохранения дубликатов, а затем нажмите кнопку ОК . .
4. Добавить категорию Вы можете добавить одну и ту же категорию ко всем повторяющимся контактам в выбранных папках контактов, чтобы легко различать их в будущем. Выберите вариант Добавить категорию в раскрывающемся списке Как бороться с повторяющимися контактами? , а затем нажмите Применить сейчас .
В цветовых категориях укажите категорию для всех повторяющихся контактов, а затем нажмите кнопку OK .
7. В следующем всплывающем диалоговом окне Kutools for Outlook нажмите OK , чтобы закрыть его.
Затем помечаются все обработанные повторяющиеся контакты зачеркнутым в списке результатов . Закройте мастер Создание дубликатов контактов , чтобы завершить процесс. См. Снимок экрана:
Советы:
1. Обработка одного повторяющегося контакта Он поддерживает категоризацию, перемещение, удаление или окончательное удаление одного повторяющегося контакта с помощью параметров щелчка правой кнопкой мыши.
2. Обработка всех отмеченных дубликатов в группе Вы можете категоризировать, перемещать, удалять или окончательно удалять все отмеченные дубликаты в группе.
3. Быстрая фильтрация повторяющихся контактов без перенастройки полей. Функция Дублировать контакты запоминает все настройки (включая выбранные папки и поля контактов), которые вы указали в прошлый раз. В следующий раз при применении этой функции вы можете нажать кнопку Начать фильтрацию в мастере Дублировать контакты – шаг 2 (из 5) , чтобы отфильтровать дубликаты напрямую без перенастройки поля контактов.
4. Повторно выберите поля, чтобы отфильтровать дубликаты. Если дубликаты контактов не найдены, вы можете повторно выбрать поля, чтобы отфильтровать дубликаты, или завершить процесс по мере необходимости. 5. Обработка повторяющихся групп контактов. Если в выбранных папках существуют повторяющиеся группы контактов, вы можете справиться с ними, установив флажок Группа контактов имя (контактная группа) , имя участника (контактная группа) или адрес электронной почты участника (контактная группа) в мастере Дублировать контакты – шаг 3 (из 5) в зависимости от ваших потребностей.
Демонстрация: удаление или перемещение повторяющихся контактов в Outlook
Совет : в этом видео вкладка Kutools добавлена Kutools for Outlook . Если вам это нужно, нажмите здесь , чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
->
Рекомендуемые инструменты повышения производительности для Outlook ->
Kutools for Outlook – добавляет 100 расширенных функций в Outlook и делает работу намного проще!
- Автоматическая копия/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты; Автоматическая пересылка нескольких писем по индивидуальному заказу; Автоматический ответ без сервера обмена и другие автоматические функции …
- Предупреждение о скрытой копии – показывать сообщение при попытке ответить всем, если ваш почтовый адрес находится в списке скрытой копии; Напоминать при отсутствии вложений и другие функции напоминания …
- Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой беседе; Ответить на множество писем за секунды; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Добавить дату в тему …
- Инструменты вложений: управление всеми вложениями во всех сообщениях, автоматическое отключение, сжатие всех, переименование всех, сохранение всех … Быстрый отчет, подсчет выбранных сообщений …
- Мощные нежелательные сообщения электронной почты по индивидуальному заказу; Удаление повторяющихся писем и контактов … Позволяет работать в Outlook умнее, быстрее и лучше.
Подробнее … Загрузить сейчас … Покупка ->
Источник: