Excel отлично умеет превращать ваши данные в диаграммы – графические представления ваших данных. Вы можете легко создать диаграмму на основе диапазона данных на листе. Обычно, если вы добавляете дополнительные данные в свой диапазон, вам нужно будет еще раз создать диаграмму или, в лучшем случае, изменить диапазон ячеек, на которых основана диаграмма.
Если вы устали изменять диаграммы для ссылки на новые диапазоны данных, вы можете попробовать несколько быстрых клавиш. Первый ярлык отлично работает, если вам просто нужно «точно настроить» диапазон, используемый в диаграмме. (Этот подход работает только в том случае, если диаграмма находится на объекте на том же листе, который содержит данные, на которых основана диаграмма.) Выполните следующие действия:
- Введите любые новые данные в таблица, на которой основана диаграмма.
- Выделите все ячейки, которые вы только что ввели.
- Щелкните в любом месте границы выделения вокруг ячеек. (Не нажимайте на маркер заливки.)
- Перетащите выделение к диаграмме и отпустите его на диаграмме.
Вот и все – Excel включает новые данные прямо в существующую диаграмму, гладко, как свисток.
Другой подход заключается в добавлении новых данных в диапазон не в конце, а где-то в пределах диапазона. Например, у вас могут быть некоторые данные, представляющие период времени, например, с 01.11 по 13.11, и вы создаете диаграмму на основе этих дат. Если вы добавляете новые данные в конец диапазона (после 13 ноября), тогда Excel не знает, что вы хотите, чтобы эти элементы были добавлены в диаграмму.
Вместо этого вставьте несколько пустых строк где-нибудь внутри диапазон данных; неважно где, если запись за 13 ноября находится ниже добавленных строк. Затем вы можете добавить новые данные в новые строки, и диаграмма будет автоматически обновлена для включения данных.
Одним из недостатков этого подхода, конечно же, является то, что вставленные данные будут вне порядок по сравнению с общей структурой таблицы данных. Интересно отметить, что для некоторых типов данных, например данных, основанных на датах, Excel автоматически сортирует данные по дате в том виде, в котором они представлены на диаграмме, но не в самой таблице данных. Вы всегда можете использовать функцию сортировки Excel, чтобы изменить порядок данных в таблице, и все это не влияет на то, что представлено на диаграмме.
Еще один подход – создать «динамический диапазон». Этот подход хорошо работает, если диапазон данных, который вы отображаете, является единственными данными на листе. Выполните следующие действия:
- Создайте таблицу данных, как обычно. (Для простоты предположим, что вы создаете таблицу данных с двумя столбцами, в столбцах A и B, которые затем хотите построить диаграмму.)
- Создайте свою диаграмму по своему усмотрению. .
- Открыв рабочий лист, щелкните Вставить | Имя | Определить для отображения диалогового окна «Определить имя». (См. Рис. 1.)
- В поле “Имена в книге” или “Имя” (в зависимости от вашей версии Excel) введите имя, которое будет ссылаться на данные в столбце A.
- В поле “Ссылки” В поле введите следующую формулу. При необходимости вы должны изменить имя листа и начальную ячейку (в данном случае $ A $ 2). Если вы измените начальную ячейку, вы также должны изменить последнюю часть формулы (-1), чтобы она была на единицу меньше, чем номер строки начальной ячейки. Таким образом, если вы измените начальную ячейку на $ A $ 5, вы должны изменить последнюю часть формулы на -4.
- Нажмите “Добавить”. Excel создаст имя и свяжет его с введенной вами формулой. Диалоговое окно «Определить имя» должно по-прежнему быть видимым с новым определенным именем в списке.
- В поле «Имена в книге» или «Имя» (в зависимости от вашей версии Excel) введите имя, которое будет относиться к данные в столбце B.
- В поле “Ссылается на” введите следующую формулу. (Вы должны внести такие же изменения в имя листа, начальную ячейку и последнюю часть формулы, как описано в шаге 5.)
- Нажмите “Добавить”. Excel создаст имя.
- Нажмите “ОК”, чтобы закрыть диалоговое окно “Определить имя”.
- Отобразите диаграмму и выберите ряд данных. (Должна быть только одна серия данных, поскольку это простая таблица данных с двумя столбцами.) В строке формул будет отображаться формула, подобная следующей:
- Замените диапазоны в формуле именами, которые вы определили ранее на этих шагах. Предполагая, что вы определили имена Dates и Readings на шагах 4 и 7, формула должна выглядеть так:
Рис. 1. Диалоговое окно Define Name.
= OFFSET (Sheet1! $ A $ 2,0,0, COUNTA ( Sheet1! $ A: $ A) -1)
= OFFSET (Sheet1! $ B $ 2,0, 0, COUNTA (Sheet1! $ B: $ B) -1)
= SERIES (Sheet1! $ B $ 1 , Sheet1! $ A $ 2: $ A $ 32, Sheet1! $ B $ 2: $ B $ 32,1)
= SERIES (, Sheet1! Dates, Sheet1! Readings, 1)
Теперь диаграмма обновляется автоматически независимо от того, где вы добавляете информацию в свою таблицу данных. Это работает, потому что имена, которые вы определили на шагах 6 и 10, относятся к формуле, которая вычисляет объем данных в столбцах A и B вашего рабочего листа.
Есть много других способов создания динамических диапазоны, в зависимости от характеристик используемых вами данных. Для получения дополнительной информации см. Следующие веб-ресурсы:
http://spreadsheetpage.com/index.php/tip/update_charts_automatically_when_you_enter_new_data/http://www.ozgrid.com/Excel/DynamicRanges.htm
Источник: