«Смажь колёса времени»: 5 концепций управления временем

Рекомендации, которые вы найдёте в статье, — результат нескольких последовательных экспериментов. Последний из них длился весь прошлый год.

С детства я слышал стихотворную формулу:

Мы знаем: время растяжимо.
Оно зависит от того,
Какого рода содержимым
Вы наполняете его.
— С.Я. Маршак

Это четверостишье рефреном повторяли дома. Возможно, именно поэтому в число моих любимых игрушек, наряду с солдатиками, машинками и велосипедами, входили всевозможные блокноты и ежедневники. Привычка фиксировать события сформировалась к середине школы. Но в этот счастливый период моим временем управляли люди, которые старше и опытнее меня: члены семьи, учителя, с восьмого класса — работодатели.

Я считал себя способным эффективно управлять тем временем, которое мне отпущено. Хотя, на самом деле, я просто фиксировал планы. Единственный акт управления, с которым пришлось столкнуться довольно рано, — это момент выбора из двух и более дел, претендующих на одну единицу времени. Я отдавал предпочтение работе — и это тоже вошло в привычку.

Продвижение медцентров и клиник: три кейса о SEO, TikTok и Instagram*

Как получить измеримые результаты в фарммаркетинге.

Показываем на примерах →

Спецпроект

Благодаря этим двум рефлексам (фиксировать планы и выбирать рабочие задачи в ситуации, когда времени мало, а дел много) меня считали очень эффективным человеком. Более того, у меня хватало наглости даже читать на эту тему лекции и писать статьи! Так продолжалось довольно долго. Но на каждом этапе развития человеку необходимо переосмыслить не только инструменты управления временем — а они, как несложно догадаться, существенно изменились со школьно-университетских времен. Фундаментальные подходы, стратегии тайм-менеджмента тоже нуждаются в систематической ревизии, обновлении.

Моим детям нужно внимание, моей жене — помощь. Мне самому — время на занятия спортом, чтение и сон… Между тем дел меньше не становится. Скорее даже наоборот.

Я сменил размеренный быт академического работника на мельтешение бизнес-будней. Стул менеджера среднего звена показался мне слишком жёстким, я предпочел сначала директорское кресло, а потом, когда запустил собственный проект, и вовсе стал «цифровым кочевником». Перелёты рвут часовые пояса. Всё сложнее «поймать волну», не дать потоку входящих дел, текучке подчинить себе календарь.

Предыдущий этап моего развития пришёлся на окончание сотрудничества с Югорским университетом и ознаменовался лекцией, которая называлась «Укрощение строптивого времени». Это заметки в первую очередь о методиках, блокнотах и календарях. Ну и о том, как распределять дела на важные/срочные, важные/не срочные, не срочные/важные и не важные и не срочные. Последние, сразу скажу, подлежат решительному и безжалостному удалению из повестки дня и из календарей.

Второй шаг — работа в международной ИТ-компании и освоение премудростей Google Calendar, Doodle, Trello, Jira, Asana и других инструментов и тактик технологичного корпоративного планирования времени. Да-да, agile и всё такое. Единственный след этого сумасшедшего и очень интересного отрезка жизни — короткая запись в блоге, посвященная работе редакции внутри ИТ-корпорации.

Третий заход на тему начался два года назад при переезде в другую страну и переходе на удалённую работу. Этот опыт превратился в статью «Заметки удалёнщика». Год спустя ситуация усугубилась: изменились не только место жительства, но также социальный статус и состав семьи. Мы с коллегой запустили «Агентство технических коммуникаций» (TechComLab.ru), то есть я стал, как сказал/а/и бы Макс Фрай, «па-а-а-ачтеннейшим начальником», что очень повлияло на восприятие проблем, связанных с управлением временем. А в семье появился ещё один человек, с которым хочется проводить время. И это повлияло на расстановку приоритетов.

Первый этап был связан с изучением и «дегустацией» различных более-менее классических подходов к управлению временем и соответствующих им инструментов. Второй — с освоением современных корпоративных практик. Третий — с ревизией концепций и инструментов с учётом изменившейся обстановки. Приглашаю вас стать свидетелями этого действия.

Действия и концепции

1. Приоритезируй это. Окна Эйзенхауэра

Итак, как я уже сказал, помимо двух приобретённых в детстве навыков (фиксировать события и предпочитать работу всем другим вариантам времяпрепровождения), я довольно быстро освоил технику приоритезации списка дел, потому что даже рабочие задачи в какой-то момент перестают влезать в календарь.

Это действие напоминает раскладывание самого примитивного пасьянса — «Наполеон на барабане». Берём простой линейный список дел и определяем каждое дело в одну из ячеек матрицы.

Окно Эйзенхауэра

Про работу с этим инструментом написано много, вряд ли я скажу что-то новое. Отмечу только, что нет лучшего лекарства от паники, возникающей из-за избытка дел.

Единственным условием эффективности использования этого инструмента я считаю мораторий на входящие задачи от момента начала процедуры анализа и вплоть до выполнения всех дел, оказавшихся в квадрате А.

По мере того как у меня накапливается опыт планирования не только списка, но и напора дел, всё реже приходится прибегать к этому инструменту. И тем не менее не стоит совсем уж сбрасывать его со счетов. Довольно занятным образом он стал изящным дополнением к технике bulletjournaling, о которой речь впереди.

2. Планируй не только работу. Стивен Кови, принцип баланса между результатами, а также ресурсами и средствами для их достижения

Кови стал одним из моих важнейших личных открытий на пути к построению собственной техники управления временем. Его шаблон ежедневника, включающий в себя блоки, бронируемые под саморазвитие и семейные дела, структурирование входящих дел в соответствии с социальными ролями, принцип недельного, а не ежедневного планирования я использую ежедневно. Тем более что его «неделя» хорошо сочетается со знакомым большинству айтишников понятием «спринт», то есть ограниченный промежуток времени, отведённый под создание какого-то законченного продукта, в течение которого не принимаются новые входящие задачи.

Но фундаментальный, самый важный постулат Кови: «затачивайте пилу» (или: берегите гусыню, несущую золотые яйца). Эта элементарная идея очень часто проходит мимо сознания трудоголиков, таких как я.

Поэтому-то я так благодарен этому американцу, который потратил десятки страниц, родил несколько разных образов для того лишь, чтобы донести до меня простейшую мысль: нельзя всё время фигачить с одинаковой эффективностью.

Да, результат важен. Но велика вероятность никогда не добиться желаемого результата, если не тратить время на развитие ресурсов и средств, необходимых для его достижения. Это открытие радикально повлияло на мой ежедневник.

3. Планирование — самостоятельная задача. «Дрессировка обезьяны» и другие «Джедайские техники» Макса Дорофеева

Эпическая сага «Звёздные войны» много раз дарила мне интересные открытия. Благодаря этому увлечению я близко сошёлся с одним из самых ярких российских технофутурологов Женей Черешневым. Ей же я обязан тому, что случайно наткнулся на запись вебинара-переростка, который предшествовал рождению книги Максима Дорофеева, посвященной «джедайской технике пустого инбокса». Дополнительная интрига в том, что оба эти визионера долгое время проработали в Лаборатории Касперского. И оба решились идти собственными путями, предпочтя соцпакету и корпоративному уюту свободу творчества. Выбор, полагаю, был не из лёгких. И тем более заслуживают уважения люди, последовательно отстаивающие свой выбор. Их опыт как минимум заслуживает самого пристального внимания.

Макс, сам того не зная, научил меня нескольким очень важным вещам.

Рассматривать планирование как самостоятельную задачу самого высокого уровня. Если план составлен подробно и точно, то его выполнит даже обезьяна. Эта мысль принесла, приносит и, уверен, будет приносить мне ощутимую прибыль в твёрдой валюте. Выяснилось, что пошаговое планирование, а потом «обезьянье» делегирование задач и контроль за их исполнением стоят дорого и являются очень дефицитным товаром. Довольно часто приходится сталкиваться с клиентами, которые имеют все необходимые для решения задачи ресурсы, но не могут заставить эти ресурсы эффективно работать. В большинстве случаев всё упирается в осознание планирования как самостоятельного вида человеческой деятельности.
Уважать не только чужих тараканов, но и «обезьян» — привычка любого эффективного человека. На деле это связано с принятием факта: между срочным и важным делом исполнитель выберёт понятное. Руководитель должен отвечать не только за целеполагание, но и за детальное описание маршрута движения к цели. И неважно, руководишь ли самим собой, ребёнком или сотрудниками.
Признавать могущество бабушки Интуиции, то есть анализировать список зависших дел с позиции «почему эту задачу не надо решать?», если она уже три месяца переносится на завтра.

4. Думаем руками. Аналоговое планирование в цифровую эпоху, визуализация, bullet journaling и sketchnoting

В тот момент, когда я почти уже проиграл битву за своё время, мой коллега, Макс Шиян, поделился статьёй про bullet journaling — «аналоговую систему для цифровой эры». И моя жизнь изменилась навсегда. Правда, за несколько лет до этого студенты ЮГУ познакомили меня с техникой графических конспектов — sketchnoting. Так что с идеей аналогового планирования я согласился очень быстро. Всё-таки мы, человеки, совсем иначе упаковываем информацию, если обладаем широкой свободой «вёрстки».

Отказавшись от привычных типографских ежедневников, я смог соединить страсть к составлению каталогов и ведению заметок с привычкой делать зарисовки на полях, перестал терять салфетки с внезапными озарениями и путаться в кипах любимых блокнотов. Теперь у меня один блокнот, он же календарь, он же ежедневник. Единственная сущность, с которой он конкурирует — это программа-блокнот, в которой появляются рабочие заметки, списки полезных ссылок и тому подобные штуки, которые нерационально хранить на бумаге.

Это не значит, что мои клиенты перестали бронировать время встреч в Google Calendar с помощью приложения Calendly. Это не значит, что моя команда не использует Jira или Asana для управления текущими проектами. Это означает только то, что раз в неделю те дела, которые должен сделать я, в течение двух часов собираются в волшебный блокнот. Я записываю их от руки, иногда делаю смешные иллюстрации, выделяю цветом, располагаю в определённой последовательности на развороте.

При планировании входящих дел на месяц бывает, что я рисую около каждого дела крестик и заштриховываю один из получившихся квадратиков: верхний правый, верхний левый или нижний левый (и никогда не заштриховываю нижний правый), но само по себе появление в блокноте окон Эйзенхауэра служит сигналом тревоги: система дала сбой, слишком много входящих или просто… пора в отпуск!

Ритуал планирования обязательно осуществляется в несколько заходов и только в выходные: чтобы избежать неожиданных обращений по любому из полутора десятков каналов связи, которыми обрастают люди моей профессии, подстраиваясь под коммуникационные практики клиентов. Что делать, я ещё не дорос до того уровня, на котором клиенты начинают подстраиваться под тебя. И мне кажется, что в этот момент я перестану заниматься нынешним делом — а пока что я не могу и не хочу отключать все входящие уведомления мессенджеров, как советует Макс. Общение — это моя жизнь, мой драйв, мой осознанный выбор.

Куда бы я ни шёл, блокнот на текущий квартал обязательно в моём кармане. И я время от времени пересматриваю заметки и планы, чтобы своевременно помочь Обезьяне и услышать советы Интуиции.

Важный практический совет: если вы решите вести такой блокнот, считайте, сколько дел вы запланировали на день и сколько выполнили. Обращайте внимание на то, где на листе расположены выполненные дела. Вы довольно быстро настроите блокнот под себя: поймёте, сколько дел (независимо от их объёма) вы можете сделать за день, куда стоит записывать наиболее важные дела, а куда — менее важные.

5. Планирование «в два слоя». Люди такие люди… Раздели то, что делаешь с другими, и то, что можешь сделать сам

А вот этому приёму меня никто не учил. Я дошёл до него методом проб и ошибок. Дело в том, что, как учит нас великий Кови, успешный человек делегирует существенную часть входящих задач. Но тут-то и возникает зона риска: то, что вы делегировали, не значит, что задача будет выполнена. И если другие ваши действия связаны с успешным исполнением делегированной задачи, вы рискуете застрять. Надолго.

Допустим, вы собираетесь на встречу. Подумайте, что произойдёт, если человек, с которым вы договорились, по какой-то причине не придёт или сильно опоздает? Такое бывает, даже если перед выездом вы ещё раз получили подтверждение того, что встреча состоится в назначенное время.

Время дороги вы, конечно, займёте каким-то полезным делом: чтением, прослушиванием аудиокниг или музыки, сном, телефонными разговорами или ответами в соцсетях и на письма. Но как быть с самим временем, отведённым на встречу?

Всё просто: планируйте «в два слоя», заготовьте дело, которое не имеет строгой привязки ко времени, например, «написать статью о планировании времени». И, в ожидании очередного опоздуна или обратного рейса добавьте в текст несколько абзацев.

Секта хранителей времени

В какой-то момент личная эффективность начинает мешать командной работе. Ты злишься на коллег, которые иначе относятся ко времени. Вероятно, потому, что завидуешь их мифической внутренней свободе. Рычишь на жену, которая забыла внести в календарь кружки дочери или занятия сына. Как тут быть?

Простого ответа на этот вопрос нет. С одной стороны, можно разделить людей на «круги». Близким людям, входящим в первый, самый интимный круг, простительны слабости. В конце концов, раз эти люди составляют ваше ближайшее окружение, они имеют для вас ценность не меньшую, чем время.

В семье можно объяснить, какое значение для всех имеют ритуалы планирования времени. Например, у нас с женой календари в Google пошарены друг на друга, а на стене в гостиной висит бумажный календарь, куда заносятся все важные семейные даты и дела. Благодаря этим двум «линиям обороны» мы в состоянии своевременно выполнять как рабочие, так и семейные дела. И не ставить друг друга в неловкое положение вопросами типа: «А ты не мог/могла бы сегодня отвести ребенка в музыкалку?». Не огорчаться претензиями типа: «Ты же знал, что мы сегодня идём на день рождения!». Конечно, бывает всякое: и внезапные командировки, и срочные переговоры… Нельзя спланировать всё. Но, имея перед глазами список общих дел, гораздо проще свести к минимуму негативные последствия неизбежных факапов.

Что касается коллег, то хронофагия в моей картине мира должна наказываться быстро и беспощадно. Уважение ко времени — часть уважения к человеку. Зачем работать вместе, если нет уважения, этого фундамента эффективности?

А клиенты сами привыкают ценить ваше время, если общение тарифицируется поминутно.

* * *

В заголовок этой статьи вынесена цитата Владимира Высоцкого из «Песни об обиженном времени». Когда-то эта песня украсила замечательный аудиоспектакль «Алиса в стране чудес». Я хочу закончить текст последним куплетом этой песни: в нём и призыв, и совет, и опыт, прямо как в тексте, который вы только что дочитали.

Смажь колёса времени не для первой премии,
Ему ведь очень больно от трения.
Обижать не следует время —
Плохо и тоскливо жить без времени.

Полезные ссылки

Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей М. : Альпина Паблишер, 2012.
«Афиша» про bullet journaling.
Официальный сайт системы Bullet Journal.
Запись вебинара Максима Дорофеева «Джедайская техника пустого инбокса».
Дорофеев М. Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо. М.: МИФ, 2017.
Илья Стечкин, запись и презентации лекции «Укрощение строптивого времени», ЮГУ, 2014.
Rohde M. The Sketchnote Workbook: Advanced techniques for taking visual notes you can use anywhere — 2014.
Стечкин И. Заметки удалёнщика: как журналисту эффективно работать вне офиса, 2016.

Упомянутые инструменты

Корпоративные системы управления временем:

Jira
Asana
Trello

Инструменты бронирования времени:

Google Calendar
Calendly
Doodle