«Не давайте людям спать за их же деньги!» Приёмы вовлечения на мероприятии

Всё просто: чем грамотнее мы управляем аудиторией на мероприятии, тем быстрее добиваемся целей. Уровень удовлетворённости растёт, вовлечённость и внимание увеличиваются, новая информация усваиваются легче, нетворкинг проходит проще.

А вот, что значит грамотно управлять аудиторией и какие современные технические средства нам, организаторам, могут помочь — поделюсь с вами в этой заметке.

15 лет работы в сфере организации мероприятий в офлайне и онлайне позволяют мне оценить, насколько глубоко и быстро новые технологии проникают в нашу сферу. Я ежедневно вижу, как современные технические решения влияют на контакт между спикерами и слушателями, на обратную связь и в целом результативность ивентов. Задачи управления аудиторией для «живых» встреч и digital-мероприятий по сути одинаковы, но вот методы с развитием современных технологий стали отличаться кардинально.

Логистика офлайновых и онлайновых мероприятий

Офлайн-формат — это в первую очередь незнакомое пространство. Иногда оно довольно «просторное», поэтому важно, чтобы участник легко понял, где можно зарегистрироваться, где находится основной лекторий, где лежат плюшки для кофе-брейка, наконец. Если мы как организаторы не позаботились о простой и понятной навигации, человек чувствует себя некомфортно и это снижает его готовность воспринимать информацию.

Продвижение медцентров и клиник: три кейса о SEO, TikTok и Instagram*

Как получить измеримые результаты в фарммаркетинге.

Показываем на примерах →

Спецпроект

Раньше основными «навигационными приборами» на мероприятиях были таблички и стойки «Лекторий ― прямо, буфет ― налево». Сегодня всё намного технологичнее. Организаторы бизнес-событий разрабатывают мобильные приложения, способные построить маршрут, показать, где находятся зона регистрации, главный и дополнительные залы, зона интерактива и даже место для курения. В онлайне важно, чтобы человек без лишних заморочек, что называется, включился в процесс.

Сегодня логистика в диджитал-формате ― это:

удобный и понятный интерфейс онлайн-платформы;
видимость и доступность всех необходимых участнику функций;
отсутствие проводов и дополнительных технических устройств.

Давка за наушники и отсутствие батареек?

Не могу не сказать, что ещё 15 лет назад, чтобы послушать иностранного спикера, нужно было обеспечить аудиторию устройствами синхронного перевода (да и сегодня такой подход продолжают использовать — все его минусы мы наблюдали на выступлении Тони Роббинса в Москве).

Однако почему-то не все организаторы мероприятий предлагают своим гостям воспользоваться современными технологиями — онлайн-платформами, с помощью которых телефоны слушателей превращаются в приёмник синхронного перевода.

Организаторы, ответственно подходящие к подготовке своих мероприятий, не заставляют своих гостей стоять в очереди за синхронными устройствами, а предлагают просто открыть свои смартфоны, зайти на онлайн-платформу и слушать перевод.

Основная проблема мероприятий — отсутствие вовлечённости

Даже на самых полезных мероприятиях внимание слушателей рассеивается. Это факт! Продуктивность мероприятия падает, аудитория невольно теряет интерес к происходящему на сцене и может просто переключиться ― кто-то зайдёт в соцсети, а кто-то и вовсе не вернётся в лекторий после кофе-брейка.

Чтобы разбудить слушателей в прямом и переносном смысле, на офлайн-мероприятиях часто мои коллеги-организаторы используют такой приём, как смена формата: включения громкой музыки в зале, чередование спикеров с контрастной харизмой (воин, шут, маг), включение разного рода интерактива прямо на сцене (элементы шоу, перфоманса). Это помогает слушателям встряхнуться и вновь сконцентрироваться на происходящем.

Но если вы используете интернет-платформу, то возможности для «активизации зала» увеличиваются кратно. Самое простое — это система напоминаний в виде push-уведомлений или всплывающих окон на экране собственного смартфона. Она напомнит слушателям, что перерыв заканчивается, пригласит в зал или к монитору своего компьютера, чтобы вернуться к онлайн-сессии. А во время выступления — предложит оценить спикера, задать ему вопрос, проголосовать, ответить на вопросы тематической анкеты и многое другое.

Надо сказать, что набор таких приёмов по управлению вовлечённостью у каждой онлайн-платформы свой. Чтобы организатору определить, какое приложение выбрать для своего мероприятия, необходимо тщательно проанализировать возможности всех международных и российских продуктов.

Например, перед тем как разработать WhenSpeak, мы проанализировали функции технологичных лидеров западного рынка, исследовали запросы российских ивент-компаний, своих крупных заказчиков. В результате в платформе появился такой инструмент, как «Пульс». Он позволяет моментально оценивать впечатления каждого слушателя от выступления по нескольким параметрам.

Каждый человек «в прямом эфире» может поставить оценку спикеру, задать свой вопрос, проголосовать за вопрос, заданный другим участником, ответить на вопросы спикера и так далее. Если участники посчитают, что тема не до конца раскрыта или выступление затянулось, спикер сразу же об этом узнает и сможет изменить своё выступление в прямом эфире: вернуться к нераскрытым вопросам, подробнее остановиться на непонятных моментах.

«Раскачиваем» слушателей в онлайне

Вопросы к залу, по моим наблюдениям — и в офлайне, и в онлайне, — до сих пор остаются мощным инструментом вовлечения и повышения внимания. Развлекающие вопросы типа «Кто круче: Шварц или Слай?», «Какое имя вам бы дала ваша собака?» помогают аудитории сбросить напряжение, ненадолго расслабиться, а потом активнее усваивать информацию. И, кстати, такая лёгкая геймификация процесса ― хороший способ помочь аудитории освоиться с возможностями нового для них приложения, снять «эффект новизны» и сложности. После этого аудитория уже технически подготовлена к серьёзным тематическим вопросам.

Тематические вопросы помогают спикеру сделать выводы о том, насколько участники в теме выступления, узнать больше о предпочтениях, интересах и опыте слушателей.

Небольшие срезы мнений аудитории мы советуем делать своим онлайн-спикерам каждые 4–5 слайдов контента, чередуя их со сценарными вопросами.

Сценарные вопросы позволяют на ходу менять сценарий выступления в зависимости от ответов аудитории. Происходит это по тому же принципу, что и в русских народных сказках, где «Налево пойдёшь ― богатство найдёшь, направо пойдёшь ― умным станешь». Так, если слушатели отвечают «Да» на вопрос «Помните ли вы 12 практических приёмов работы с возражениями в продажах?», презентация пойдёт по одному сценарию, если ответят «Нет» ― по другому. Конечно, виртуозный и владеющий материалом спикер должен быть готов к разным вариантам. В этом случае можно, что называется, «выжать максимум» из каждого мероприятия.

Мероприятие как бизнес-инструмент

В целом умение управлять аудиторией мероприятия — её вниманием к теме и фактуре выступления, временем, передвижением на площадке ― превращает любой ивент из приятного времяпрепровождения в работающий бизнес-инструмент. И такой инструмент может в разы повысить эффективность как бизнес-конференций и форумов, так и корпоративных тренингов и семинаров.