У Фрэнсиса есть несколько документов, которые для целей Оглавления он должен рассматривать как единый документ. Он задается вопросом, есть ли способ создать оглавление, которое на самом деле охватывает несколько документов.
На самом деле есть три способа сделать это. Я быстро опишу два подхода, а затем уделю немного больше времени третьему.
Первый подход – просто создать новый документ, а затем скопировать содержимое каждого из ваших файлов в этот новый документ в надлежащем порядке. Допустим, у вас есть серия документов с именами Chap01, Chap02, Chap03 и далее по Chap32. Вы должны открыть каждый из этих файлов по очереди, нажать Ctrl + A , чтобы выделить все в файле, переключиться на новый документ и нажать Ctrl + V . По мере того, как вы это делаете, новый документ становится все больше и больше (конечно), но когда вы закончите, вы можете легко добавить оглавление в начало документа.
Честно говоря, такой подход слишком сложен. работы, и это не очень гибко. Каждый раз, когда вы редактируете один из документов, вам нужно повторять процесс, чтобы получить новый оглавление. Поэтому я бы не рекомендовал этот конкретный подход.
Второй подход – использовать главный документ и вложенные документы. Это встроенная в Word функция, которая позволяет вам определять «документ-контейнер» (главный документ) и определять другие документы, которые должны быть включены в контейнер (вложенные документы). Чтобы создать составной документ, выполните следующие действия:
- Создайте новый документ. Убедитесь, что он использует тот же шаблон, что и документы, которые вы хотите включить в оглавление.
- Отобразите документ в режиме структуры. (Откройте вкладку «Вид» на ленте и щелкните инструмент «Структура» в группе «Представления».)
- Убедитесь, что отображается вкладка «Структура» на ленте. (Он должен отображаться по умолчанию при переключении в режим структуры.)
- В группе «Составной документ» щелкните инструмент «Показать документ». Word разворачивает инструменты в группе составных документов.
- Щелкните инструмент «Вставка», который отображается в группе составных документов. Word отображает диалоговое окно «Вставить вложенный документ». (Это диалоговое окно очень похоже на стандартное диалоговое окно “Открыть”.)
- Используя элементы управления в диалоговом окне, найдите и выберите первый документ, который вы хотите включить в оглавление.
- Щелкните “Открыть”. Word вставляет содержимое документа, окруженное разрывами разделов.
- Повторите шаги с 5 по 7 для каждого из других документов, которые вы хотите включить.
- Вставьте и сгенерируйте свой TOC, как обычно.
Если вы решите использовать этот подход (создание главного документа), поймите, что существует множество ужасных историй, связанных с их использованием. Многие люди считают составные документы самым быстрым из доступных способов повреждения документов Word.. Поскольку это возможно, вы захотите обезопасить себя, сохранив резервные копии всех ваших исходных документов, чтобы эти резервные копии не были частью главного документа. Дополнительную информацию о повреждении составных документов можно найти на этой странице сайта Word MVP:
http://wordmvp.com/FAQs/General/WhyMasterDocsCorrupt.htm
Третий подход – использовать коды полей для объединения документов в единый документ. Этот подход имеет наименьшее количество недостатков, которые я могу найти, поэтому я бы предложил именно его. Выполните следующие действия:
- Создайте новый документ. Убедитесь, что он использует тот же шаблон, что и документы, которые вы хотите включить в оглавление. Убедитесь, что точка вставки находится в начале документа.
- Отобразите вкладку «Вставка» на ленте.
- Щелкните инструмент «Быстрые части» в группе «Текст». . Word отображает некоторые варианты под инструментом.
- Щелкните “Поле”. Word отображает диалоговое окно “Поле”.
- Выберите “Индексы и таблицы” в списке “Категории” (верхний левый угол диалогового окна). (См. Рис. 1.)
- Выберите RD из списка имен полей. Word корректирует внешний вид диалогового окна, чтобы включить в него поле «Имя файла» или «URL-адрес».
- В поле «Имя файла» или «URL-адрес» введите имя первого файла, который вы хотите включить в оглавление.
- Щелкните ОК. Word вставляет поле в документ.
- Нажмите Enter один раз.
- Повторите шаги 2–9 для каждого из других документов. вы хотите включить.
- Вставьте и сгенерируйте оглавление, как обычно.
Рисунок 1. Диалоговое окно «Поле».
Даже несмотря на то, что маршрут кода поля RD является самым безопасным подходом, поймите что, если вы используете Word 2013, вы можете столкнуться с ошибкой при реализации кодов RD. Вы узнаете, столкнулись ли вы с ошибкой, если все сгенерированные номера страниц для файла совпадают. Очевидно, вы можете обойти ошибку, открыв все файлы, на которые есть ссылка, в Word при создании (или повторном создании) оглавления. Вы также можете, если хотите, изменить все коды полей RD на коды полей INCLUDETEXT, но если вы решите это сделать, вам нужно будет поставить разрыв раздела до и после каждого из кодов поля.
Если вам нужна дополнительная информация об использовании этого третьего подхода, ознакомьтесь с этими ресурсами:
http://mousetrax.com/mastdoc.html
Источник: