Карен описала проблему, при которой общая рабочая книга, хранящаяся в сети компании, периодически теряет все данные, которые она ранее содержала. Пытаясь отследить проблему, Карен провела тесты, в которых она и ее коллеги пытались одновременно открыть файл и сохранить его, но все тесты оставили данные нетронутыми. Тем не менее, она сообщает, что бывают случаи, когда данные книги просто стираются; стерто чисто.
Эта проблема, возможно, является ярким примером того, почему многие люди отказываются доверять общим книгам в Excel. Многие люди сталкиваются с подобными случаями повреждения данных, перезаписи информации или полного исчезновения данных. Все проблемы были связаны с тем, что к книге был предоставлен общий доступ, и проблемы исчезли, когда совместное использование было отключено.
Это приводит к первому предложению: не предоставлять общий доступ к книге. Если вы не предоставите общий доступ к ней, то только один человек сможет открыть книгу за раз, что упростит работу и снизит вероятность повреждения. Если данные, содержащиеся в книге, обширны и их необходимо совместно использовать нескольким пользователям, подумайте о преобразовании в программу, предназначенную для лучшей целостности данных в многопользовательской среде, например Access.
Если это невозможно, рассмотрите возможность включения отслеживания изменений в Excel (опция доступна при предоставлении общего доступа к книге), чтобы сохранить историю изменений. Это позволяет увидеть, кто последним изменил книгу. Если вы откроете книгу и обнаружите, что данные отсутствуют, проверка истории изменений может фактически выявить, что данные были удалены – возможно, случайно – пользователем.
Конечно, возможно, что история изменений может не предоставить информацию, на которую вы рассчитываете. Причина, по которой совместное использование книги может привести к повреждению данных, заключается в том, как Excel позволяет пользователям работать с данными. В такой программе, как Access, данные извлекаются и обрабатываются по отдельности. Пока запись используется пользователем, другие пользователи не могут вносить изменения в запись, но могут вносить изменения в другие записи.
В Excel вся книга передается на компьютер пользователя а не просто отдельную запись из данных в книге. В сценарии с общей книгой это означает, что несколько копий книги фактически открыты одновременно, и Excel отвечает за разрешение потенциальных конфликтов в данных. Рассмотрим следующий сценарий:
- Пользователь 1 открывает книгу, что означает, что копия книги теперь находится в его системной памяти.
- Десять минут спустя Пользователь 2 открывает общую книгу. Эта версия, которая теперь находится в памяти системы пользователя 2, не содержит никаких изменений, сделанных за последние 10 минут пользователем 1.
- Пять минут спустя пользователь 2 сохраняет общую книгу, но продолжает работает.
- Две минуты спустя Пользователь 3 открывает общую книгу. Это та версия, которую только что сохранил пользователь 2, и не включает в себя ничего, сделанного пользователем 1, или каких-либо дополнительных изменений, внесенных пользователем 2 с момента последнего сохранения.
- Тринадцать минут спустя все три пользователя сохраняют свои версии общей книги и выйдите из Excel.
В этом тридцатиминутном сценарии кто-нибудь может сказать, какие изменения пользователей сохранены в окончательной версии книги? Какие изменения сохранить? Если учесть последствия такого сценария (а этот сценарий не является редкостью), то вы поймете, почему многие люди предлагают не использовать Excel в общей среде.
Источник: