В бизнес-среде нет ничего необычного в использовании Excel для управления данными, с которыми вам нужно работать каждый день. Например, вы можете использовать Excel для «обработки» данных счетов-фактур, записей о доставке или любого количества различных типов данных. При работе с этими данными вам может потребоваться извлечь различные записи на основе определенных критериев.
Здесь пригодятся возможности фильтрации Excel. Рассмотрим сценарий, в котором у вас есть несколько тысяч заказов, охватывающих клиентов по всей стране. Вы можете извлечь заказы, принадлежащие клиентам в целевых состояниях, чтобы вы могли их обработать в первую очередь. Вы можете сделать это, используя расширенные возможности фильтрации Excel. (Для этих шагов предположим, что данные, которые вы хотите отфильтровать, находятся в столбцах от A до K.)
- Убедитесь, что каждый столбец в вашем списке данных имеет метку, описывающую, что находится в этом столбце. Например, столбец, содержащий состояние каждого клиента, может иметь метку «Состояние».
- В ячейке N1 введите слово «Состояние». Вы настраиваете таблицу критериев в этом столбце, и эта метка сообщает Excel, какой столбец вы хотите использовать в критериях сопоставления. Выделите эту ячейку жирным шрифтом и при необходимости подчеркните ее.
- Начиная с ячейки N2, введите состояния, которые вы хотите извлечь из основного списка данных. Введите одно состояние для каждой ячейки в столбце.
- Выберите ячейку где-нибудь в столбцах от A до K в основных данных.
- Отобразите вкладку «Данные» на ленте.
- Щелкните инструмент «Дополнительно» в группе «Сортировка и фильтр». Excel отображает диалоговое окно «Расширенный фильтр» с адресом исходной таблицы данных уже в поле «Диапазон списка». (См. Рис. 1.)
- Убедитесь, что выбран параметр «Копировать в другое место».
- Поместите указатель вставки в диапазон критериев поле, затем выберите (на листе) диапазон ячеек в столбце N, которые составляют список состояний. Убедитесь, что вы включили ячейку N1, которая является меткой.
- Поместите указатель вставки в поле «Копировать в», затем выберите ячейку, в которую вы хотите извлечь записи. Вы должны выбрать ячейку на том же листе, на котором расположены данные.
- Если вы хотите исключить любые повторяющиеся записи, убедитесь, что установлен флажок «Только уникальные записи».
- Нажмите “ОК”.
Рис. 1. Диалоговое окно «Расширенный фильтр».
Вот и все. Excel копирует записи, которые имеют одно из целевых состояний, в любое место, указанное на шаге 9, и исходные данные оставлено без изменений.
Источник: